Program Coordinator

Waar ga je werken?

Voor ons Au Pair Holland team zoeken we een gestructureerde en procesgerichte Program Coordinator die het matchings- en begeleidingsproces tussen au pairs en Nederlandse gastgezinnen van begin tot eind soepel laat verlopen. Jij krijgt energie van systemen, IT-tools en het bewaken van overzicht in een dynamische, internationale omgeving.

Wat ga je doen?

Als Program Coordinator ben je de spil in het operationele proces van het au pair-programma. Jij zorgt ervoor dat alles van begin tot eind gestroomlijnd verloopt: van intake en matchingsproces tot visumaanvraag en begeleiding tijdens het verblijf. De nadruk in jouw rol ligt op de operationele coördinatie, procesbewaking en het efficiënt verwerken van gegevens in onze systemen.

Je hebt dagelijks contact met internationale partnerorganisaties, au pairs en Nederlandse gastgezinnen. Je schakelt intern met collega’s van IT, marketing en programmaontwikkeling. Je werkt in een professioneel en betrokken team en rapporteert rechtstreeks aan de Program Director.

Deze rol biedt ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Au Pair Holland is volop in ontwikkeling, dus jouw procesgerichte blik en digitale vaardigheden worden gewaardeerd én ingezet.

Hier gaat jouw hart sneller van kloppen:

• Beoordelen en verwerken van binnenkomende au pair-aanmeldingen in het CRM-systeem
• Voorselecteren van geschikte kandidaten en voorstellen aan gastgezinnen
• Controleren en verzamelen van documentatie voor het uitwisselingsprogramma en de IND-visumaanvraag
• Begeleiden van au pairs en gastgezinnen in alle stappen van de visumprocedure
• Zorgdragen voor een zorgvuldige voorbereiding van au pairs op hun verblijf in Nederland
• Ondersteunen bij en deelnemen aan introductiedagen en au pair-evenementen
• Plannen en afnemen van evaluatiemomenten gedurende het programma
• Signaleren en rapporteren van procesoptimalisaties, knelpunten en verbetermogelijkheden
• Systematisch bijhouden van statusupdates, dossiers en communicatie in de digitale omgeving

Dit ben jij:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur al enige relevante werkervaring
• Je bent gestructureerd, nauwkeurig en weet moeiteloos meerdere ballen in de lucht te houden zodat je het overzicht bewaakt
• Je werkt graag met systemen, tools en checklists en bent niet bang om een Excel-sheet of CRM in te duiken
• Je hebt affiniteit met procesmatig werken en ziet het als een uitdaging om operationele processen te stroomlijnen en te verbeteren
• Je hebt ervaring met of begrip van werken met internationale doelgroepen
• Je hebt een scherp oog voor detail — je weet dat één fout in een aanvraag grote gevolgen kan hebben
• Je communiceert helder en professioneel in zowel Nederlands als Engels
• Je begrijpt dat er bij elk verhaal twee kanten zijn en bent in staat situaties objectief te beoordelen
• Je kunt je goed inleven in de au pairs én gastgezinnen, maar verliest het grotere plaatje niet uit het oog
• Je staat stevig in je schoenen, neemt initiatief en werkt zelfstandig

Hier ben je naar op zoek:

• Een veelzijdige functie met ruimte om deze deels zelf vorm te geven
• Een baan met internationale context en maatschappelijke impact
• Werken op een prachtige locatie in het centrum van Amsterdam
• Een klein, professioneel en enthousiast team waar iedereen elkaar kent
• Afwisseling: je bent flexibel en vindt het geen probleem om af en toe in de avond of op zaterdag te werken
• Een directe, open en collegiale werksfeer
• Geen formeel gedoe: wij zeggen ‘je’ en ‘jij’ tegen elkaar
• Een dienstverband voor 32 tot 40 uur per week
• Een marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:
  • 25 vakantiedagen
  • Doorlopende reis- en annuleringsverzekering, ook voor je eventuele partner
  • Een degelijk pensioenplan
  • Reiskostenvergoeding
  • Jaarlijkse trainingen, events en teamuitjes

Klinkt goed? Solliciteer nu!

Stuur dan je cv en motivatiebrief ter attentie van Annelies Berndsen via staff@aupairholland.org
Wil je eerst meer weten over de functie of over Au Pair Holland? Neem gerust contact op met Annelies Berndsen via 085 222 4812

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.